實務解析 | 招標人代表評標工作規范管理建議


發布時間:

2023-06-14

招標人代表作為評標委員會成員參加評標活動,是法律賦予招標人的一項基本權利,也是保證招標效果的重要手段。本文闡述了招標人代表在評標過程中應發揮的作用,分析了目前招標人代表在產生和履職中存在的主要問題,對招標人代表如何在評標委員會中依法依規發揮作用提出建議。

背景

當前,招標采購已經成為企業合同采購中的主流方式,國家法律法規及各企業對該方式的采購過程均有明確且嚴格的規定,形成了一套較完善的招標采購體系。其中評標工作是招標投標活動中重要的環節,這一環節工作完成的好壞直接影響整個招標投標活動的效果以及招標人的合法權益。

評標委員會作為評標工作的主體,依據《招標投標法》第四章第三十七條,“評標由招標人依法組建的評標委員會負責。依法必須進行招標的項目,其評標委員會由招標人的代表和有關技術、經濟等方面的專家組成,成員人數為五人以上單數,其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二”。因此依法派出招標人代表作為評標委員會成員參加評標活動,是法律賦予招標人的一項基本權利。

目前招標項目的評標委員會主要由招標人代表和相關領域評標專家庫中隨機抽取的專家組成,評標委員會集中在一定時間內完成對各投標人技術/商務文件的評審工作,最終完成評標報告并推薦中標候選人。隨機抽取的評標專家管理模式松散,同時個別評標專家專業水平不足、責任意識不強、法律法規不熟悉等都將影響評標質量,很難保障評標效果。因此招標人代表在評標過程中發揮著不可替代的作用,是招標人取得良好招標效果的重要保障。

招標人代表在評標過程中應發揮的作用

01保證全面解釋招標文件

招標人作為招標文件/技術參數要求/合同條款/評標辦法等的編制者,對所招標的標的有全面、深層次的認知,而評標委員會其他隨機抽取的專家在短時間是無法通過一兩本招標文件透徹地理解招標項目標的和招標人真正需求的,也正因為存在此種差距,招標人代表在評標委員會中承擔著向其他成員客觀、公正解釋說明整個招標項目背景及其他相關內容和招標文件中描述不清、模棱兩可的內容,從而增強他們對招標文件的理解和認知的工作,只有評標委員會全體成員對招標項目有了準確、清晰、一致的認知,才能評審出最佳的結果,推薦出最合適的中標候選人,保證招標效果滿足招標人需求。 

02掌握評標過程信息

招標人作為招標項目的出資方、需求方,有權利而且必須詳細了解評標工作的整個過程,招標人代表的參與正是獲知評審詳細過程、其他專家職業素養、能力水平和招標代理機構組織能力的最佳渠道,同時還可以及時制止評標過程中出現的各種違法違規行為,保證評標質量,發揮好監督作用。

03推動確認評標結果

招標人代表作為招標項目結果的最終確認方代表,要在全面了解各個投標人技術、商務方面的響應和偏離情況以及整個評標過程信息的基礎上作出正確的決策,是招標人確認評標結果的必要依據,并且能提高定標效率。

目前招標人代表選派和履職存在的主要問題

01招標人代表的選派過程相對簡單

目前招標人代表大部分從招標項目相關設計或技術負責部門、工程技術經濟部門、招標項目相關現場項目部及其他相關部門中推薦或隨機抽取產生,但通過隨機抽取產生招標人代表的方式尚未普及,因此幾乎所有招標人代表均由領導臨時委派,還經常出現評標前臨時請假換人的現象,隨意性較大。一些企業為保證招標人代表的自身素質,對擔任招標人代表有明確的資格條件(科室及以上干部或具有副高級職稱),因此造成符合條件的員工有限,不利于招標人代表名單的保密,給一些投標人或利益相關方“鉆空子”提供了機會。

02招標人代表評標的能力和經驗不足

部分招標人代表對國家招標投標法律法規不清楚,對相關部委及企業自身招標投標制度程序也比較模糊,對評標工作、招標人代表職責和使命更是一無所知。對招標文件掌握不準確,甚至評標前對招標內容毫不知情,評標過程中不能客觀公正地解釋說明整個招標項目背景,其他相關內容和招標文件中描述不清的內容,不能清晰回答評標委員會其他成員的問題和疑惑,造成評標委員會產生對招標項目的局限性或誤解,對出現的違法違規言行也不能及時制止。同時還存在招標項目委派一名技術人員作為招標人代表,其對商務方面的知識了解有限,過多關注技術方面,不能準確判斷投標人的商務響應情況,可能造成公司經濟上的損失。

03招標人代表在評標過程中存在“越位”行為

招標人代表需客觀、公正介紹招標項目情況,監督評審工作、掌握評標進度,此過程中招標人代表的言行應代表招標人立場,不應該摻雜私人觀點。但實際評標工作中部分人員以招標人代表的身份,在評審過程中發表主觀以及傾向性的觀點,對個別投標人過度贊賞或詆毀,影響其他評標委員會成員獨立評審,最終影響評標結果的公正性。更有甚者收取投標人好處,在評標過程中促使其中標,造成公司經濟損失,釀成違法違紀的后果。還有部分招標人代表在評標工作完成后向相關人員散播評審信息,毫無保密意識。

依法依規發揮招標人代表作用的建議

結合上述招標人代表應發揮的作用及目前招標人代表選派和履職中存在的問題,招標人應規范招標人代表的選派流程,加強對相關人員的專業知識培訓,建立健全招標人代表履職和評價機制,使得招標人代表在評標工作中充分發揮作用,保證招標效果。具體建議如下:

01規范招標人代表選派的流程

建議招標人建立招標人代表庫,并制訂相應的制度程序,于開標前2個工作日通過隨機抽取的方式選取招標人代表。應通知、邀請本企業紀檢人員進行現場監督,保證過程的合規性。抽中的招標人代表不能無故不參加評標活動,如理由充分,經相關領導同意后方可再次抽取。此過程及抽取的人員名單須絕對保密。

為保證招標人代表具備一定的能力水平及工作經驗,科室及以上干部和高級工程師及以上人員應作為基本入庫門檻,同時需滿足以下條件:

首先要有良好的政治素質和職業道德,遵守工作紀律,具有獨立判斷能力,客觀公正地履行職責;

其次要掌握國家招標投標相關法律法規以及集團/公司相關規章制度,熟悉招標活動的整個流程以及評標過程中需要注意的事項,具備在評標過程中識別違法違規言行和現象的能力,確保評標工作順利完成;

再次要掌握招標項目的目標、范圍和性質,主要技術要求、標準和商務條款,能夠在評標過程中與評委開展必要的交流,準確表達觀點,闡述招標文件內涵;

最后要能嚴格按照招標文件規定的評審程序和方法評標,合理分配工作任務,掌控評標進度。

02提高招標人代表的評標能力

上述雖已設定招標人代表的入庫門檻及相應條件,但由于招標人代表來自企業內部各領域、崗位,其職業素養、能力水平和評標工作經驗仍然存在參差不齊的現象,因此需要從以下方面提高其能力:

一是,招標人應定期組織所有庫中招標人代表進行招投標法律法規以及企業招標相關規章制度程序的集中宣貫,以此使招標人代表盡快熟悉招標投標過程、提高招標人代表的法律意識;

二是,招標人應收集日常評標過程案例,并結合法律法規、規章制度程序編制招標人代表的專項培訓課件,定期組織集中培訓,增強招標人代表對其職責、使命以及職權范圍的了解,同時編制《招標人代表培訓手冊系列》,內容包含但不僅限于評標紀律要求、評標注意事項、否決投標情況和評標報告編制要求等,成冊后發放至每一名招標人代表手中,作為日常學習材料。

03制定招標人代表履職的標準流程

為保證招標人代表充分了解招標內容,評標過程中充分發揮作用,保障招標人取得良好的招標效果,應制定以下標準工作流程并嚴格執行:

首先,評標日期前招標人代表需仔細研讀招標文件,深入理解技術和商務方面的實質內容。若招標人代表不是招標文件或技術商務文件的編制人員,需提前與相關編制者進行交底溝通,使招標人代表在全面了解招標項目及招標文件技術要求、商務合同條款和評標辦法的基礎上參與評標工作。同時建議招標人代表所在黨組織的紀檢工作人員進行評標前的廉潔保密談話,以增強招標人代表的廉潔保密意識。

其次,評標開始前招標人代表需向評標委員會其他成員客觀、公正地介紹招標項目情況、招標文件的內容(其中包含技術要求、工期要求、重要參數和合同條款、評標辦法以及其他必要內容),確保評標委員會充分認知該項目,從而給出準確的評審意見及結果。招標人代表還可以根據投標人的數量以及評標委員會其他成員的業務專長合理安排分工,提高評審效率。

再次,評標過程中招標人代表擔任組長,帶頭維持好評標現場紀律,組織評標委員會嚴格按照法律法規及招標文件內容開展評標工作,及時制止違法違規的言行,掌握評標進度。根據實際工作需要,招標人可派一名專業商務/技術人員作為評標現場支持,以保證對投標文件作出準確專業的判斷。

最后,評標結束后招標人代表需向定標匯報人員交底評標過程信息,為招標人決策提供完整準確的信息,同時必須嚴守在招標過程中獲知的任何與招標項目相關的信息(包括評標打分情況、專家評審意見及推薦中標候選人等信息),還要配合相關部門處理調查招標項目出現的異議或投訴。

04建立招標人代表履職評價機制

招標人代表在評標過程中起著至關重要的作用,為提高招標人代表庫人員的職業素養、能力水平,評標工作結束后需對招標人代表的履職進行評價,綜合多方面因素(包含業務能力、工作態度、評標紀律及信譽和身體狀況)進行打分,評價結果反饋招標人代表庫管理人員后,根據評價情況決定該員工后續是否繼續擔任招標人代表一職。但招標人代表評標工作中具有下列行為或原因之一的,應當終止其資格,以約束和規范招標人代表的行為:

收受投標人的財物或其他好處的;

向他人透露評標過程和評審情況的;

擅離職守等影響評標程序正常進行的;

應當回避而不回避的;

受任何單位或者個人明示或者暗示提出傾向性意見或者排斥特定投標人的要求的;

暗示或者誘導投標人作出澄清、說明或者接受投標人主動提出的澄清、說明的;

未按資格預審文件或招標文件規定的評標標準和方法評標的;

對評標報告有異議不簽署評標報告,但拒不以書面方式闡述其不同意見和理由的;

不能客觀公正地履行職責的;

因身體健康、工作調動等原因不能勝任評標工作的;

國家相關法律法規禁止的其他行為。

總結

招標方式較其他采購方式有著更嚴格的法律法規約束,而且是一個不可逆的流程,尤其是評標環節,因此招標人代表作用發揮的好壞直接或間接的影響招標的響應性、招標進度的時效性、招標過程的合規性、招標成本的經濟性、招標效果的符合性、招標監管的有效性。希望通過以上建議和措施可以使招標人代表在依法依規的前提下更好地行使招標人代表的權利,保證招標項目取得良好的效果。

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